Los dueños de negocios inteligentes siempre están buscando formas nuevas y emocionantes de optimizar su trabajo. Una manera fácil de hacer que las empresas funcionen sin problemas y, al mismo tiempo, ahorrar una tonelada de dinero es no utilizar papel.
El ciudadano estadounidense promedio usa más de 700 libras de papel cada año. No necesita llamar a su contador para saber que es un montón de papel. Y lo que es peor es que la mayor parte de ese papel probablemente esté en una sala de almacenamiento, amarilleando lentamente y pudriéndose.
El proyecto sin papel estima que las empresas necesitan gastar (desperdicio, más bien) $ 1,500 para mantener un archivador. Además de eso, los dueños de negocios están considerando gastar $ 125 adicionales por documentos mal archivados y $ 350 adicionales para reemplazar las hojas de papel faltantes.
7 razones por las que su empresa necesita dejar de usar papel ahora mismo
Si los números anteriores no le asustan, entonces quizás las siguientes razones le hagan cambiar de opinión. Es hora de sacar a su empresa del pasado y llevarla al presente digitalizado.
1. Mayor seguridad y confidencialidad
Optar por un entorno lleno de papel significa tener que encontrar formas de almacenar documentos de manera eficiente y mantenerlos alejados de usuarios no autorizados. Incluso si destruye sus documentos, es posible que su empresa corra el riesgo de sufrir violaciones de datos. Además, los gerentes deberán gastar recursos en capacitar a su personal para manejar, archivar y recuperar documentos con cuidado.
Sin embargo, después de cambiar a una oficina sin papel, ciertos sistemas pueden garantizar que sus archivos estén sanos y salvos detrás de las bóvedas digitales. Las contraseñas y los archivos cifrados evitarán el acceso no autorizado a información confidencial.
2. Acceso más rápido y sencillo a los datos
Un simple clic de su mouse es todo lo que necesita para acceder a los documentos en cualquier parte del mundo. Los sistemas basados en la nube como Google Drive y Dropbox garantizan una colaboración perfecta de numerosos usuarios en diferentes plataformas, lo que garantiza que los miembros clave del equipo estén siempre al tanto.
Con la ayuda del almacenamiento en la nube, puede hacer que la información sea accesible para todos los miembros relevantes sin la molestia de proporcionar llaves físicas a los gabinetes y salas de almacenamiento. Además, indexar archivos de computadora es mucho más fácil, por lo que no se pierde tiempo buscando en archivos extensos ese archivo de hace varios años.
Lo bueno del papel es que es reciclable. De las más de 700 libras de papel que usa la persona promedio, aproximadamente la mitad vuelve a circular a través de increíbles esfuerzos de reciclaje. Sin embargo, por definición, un lugar de trabajo sin papel reduce e incluso elimina la necesidad de papel, reduciendo así la huella de carbono de una empresa con respecto a la producción de papel. Y a medida que avanzamos hacia el futuro, la sostenibilidad y el respeto al medio ambiente se están volviendo más comunes, incluso en las pequeñas empresas.
No es solo el reciclaje o la reducción del uso de papel lo que puede ayudar a reducir la huella de carbono. Utilizando unidades informáticas renovadas también puede ayudar con los esfuerzos. Una computadora portátil puede tener una huella de carbono de 152 kg, y más de las tres cuartas partes proviene solo de la fabricación. Mediante el uso de una PC renovada, las personas y las organizaciones pueden ayudar a reducir los gases de efecto invernadero en la atmósfera. Además de eso, también ahorran dinero.
Por supuesto, es comprensible por qué algunos cuestionarían la calidad de las CPU reacondicionadas y otras partes de la computadora. Es por eso que siempre deben inspeccionar el equipo reacondicionado y obtenerlos de empresas confiables.
4. Copias de seguridad automáticas
No hace falta decir que reproducir documentos es mucho más fácil en un entorno sin papel. Simplemente presione Ctrl-C y Ctrl-V en el archivo para realizar copias de seguridad en un disco duro o en un sistema de almacenamiento en la nube. Esto definitivamente supera la molestia de imprimir y fotocopiar documentos confidenciales con fines de archivo.
Tu SO y sistemas basados en la nube también tienen funciones de copia de seguridad automática, que pueden evitar la pérdida de datos. Alternativamente, las empresas pueden confiar en unidades flash o discos duros externos para almacenar copias de documentos digitales.
5. Rentabilidad
A pesar de que antes hablamos de la rentabilidad de los lugares de trabajo sin papel, es el punto más importante que todos los propietarios de empresas deberían considerar. Imagine cuánto podría ahorrar en comunicaciones al deshacerse del correo y los sellos, cuánto puede ahorrar en costos de impresión y almacenamiento transfiriendo datos en formularios PDF, y cuánto puede ahorrar en suministros de oficina al mover todos sus documentos a un ordenador.
Sin embargo, las empresas deberán tener en cuenta cuánto gastan en almacenamiento en la nube, aplicaciones de comunicaciones en líneay suscripciones a Adobe Acrobat DC Pro. Afortunadamente, existen alternativas económicas e incluso gratuitas para dichos servicios premium, como el límite gratuito de 15 GB en Google Drive, Skype mantenerse en contacto con miembros de todo el mundo, y Smallpdf y PDFChef de Movavi para convertir archivos ay desde PDF.
6. Más fácil de cumplir con las regulaciones de auditoría
Las empresas están obligadas por ley de auditoría a almacenar sus datos financieros durante al menos siete años. Puede imaginarse los problemas que esto puede suponer para las organizaciones basadas en papel con grandes archivadores y salas de almacenamiento dedicadas exclusivamente a los documentos. Pero al crear datos digitales, será mucho más fácil realizar un seguimiento de los informes financieros antiguos y cumplir con las pautas de auditoría.
El mayor obstáculo al que se enfrentan las empresas es convertir sus documentos en papel actuales en archivos digitales. Aquí es donde servicios como i2OCR después de escanear un documento, los servicios de OCR leen el archivo basado en imágenes y extraen números y caracteres legibles para guardarlos en documentos Word o PDF más adelante.
7. Menos tiempo dedicado a la presentación de documentos significa más enfoque en tareas exigentes
El beneficio final de ir por la ruta sin papel es que los gerentes y los miembros del equipo tendrán más tiempo disponible para concentrarse en asuntos más urgentes. En lugar de dedicar un día entero a localizar un archivo o recrear un documento perdido, los empleados pueden concentrar sus esfuerzos en sus tareas diarias. En última instancia, esto mejora la productividad al tiempo que reduce el riesgo de quemarse al excavar entre montañas de papel envejecido.
Los beneficios y la conveniencia de un entorno sin papel
Es bastante fácil ver por qué los dueños de negocios se muestran reacios a hacer el cambio de lo tradicional a lo moderno. Después de todo, si ha hecho algo toda su vida, la adaptación a un nuevo método encontrará resistencia.
Sin embargo, a partir de los argumentos anteriores, existen beneficios intangibles de no utilizar papel que los gerentes y dueños de negocios sin duda deberían tener en cuenta. No lo hagas solo por el medio ambiente; ¡hágalo por la salud financiera de su empresa!
